Документообіг
Коли документи погоджують у чатах і зберігають в особистих папках, погодження зависають, і ніхто не певен, яку версію підписали. Ми створюємо визначений маршрут для кожного документа, а кожна зміна фіксується в самому документі.
До і після
Для компаній, де документи готують, перевіряють і погоджують кілька людей, — інформовані згоди в клініці, товарно-транспортні накладні в транспортній компанії, договори й рахунки в будь-якому офісі.
ЗаразДокументи погоджують у чатах і зберігають в особистих папках.
З програмним забезпеченням на замовленняПогодження відбувається в самому документі, і кожна зміна зберігається поруч із ним.
ЗаразРеквізити вписують у документи вручну, хоча ці дані вже є.
З програмним забезпеченням на замовленняДокументи заповнюються із записів, які у вас уже є.
ЗаразНіхто не може напевно сказати, яку версію підписали.
З програмним забезпеченням на замовленняОдна актуальна версія з історією кожної зміни та її автора.
ЗаразДокументи стоять, доки хтось не нагадає вручну.
З програмним забезпеченням на замовленняМаршрут сам просуває кожен документ, а те, що чекає, бачать усі.
Що ви отримуєте
Маршрут для кожного типу документа, учасники та дії системи на кожному кроці спершу документуються. Невдалий маршрут значно дешевше виправити на папері.
Один визначений маршрут для кожного типу документа
Чернетку готують, і ті, хто має її перевірити, бачать її по черзі, тож нікому не треба стежити, хто наступний.
Документи, заповнені з даних, які у вас уже є
Реквізити беруться із записів, які ви вже ведете, а не вписуються в кожен документ заново.
Статус кожного документа в одному місці
Очікує, доопрацьовується чи погоджений — видно одразу, а маршрут просуває кожен документ далі.
Історія кожної зміни та її автора
Одна актуальна версія, а попередні зберігаються поруч, тож зрозуміло, яку саме підписали.
Як проходить проєкт
- Аналіз
- Проєктування
- Розробка
- Передача
Що таке документообіг
Документообіг — це визначений маршрут, яким документ проходить через компанію, разом з історією цього маршруту.
Скористайтеся перемикачем, щоб побачити, як це працює.
З чим система поєднується
Перше питання в проєкті документообігу зазвичай — де зберігаються файли. Часто це Google Workspace, і система читає та записує в те сховище, яким ваша команда вже користується.
- Google Workspace і ТаблиціТаблиці й документи, які ваша команда вже веде, система читає й оновлює сама, без ручної роботи.
- TelegramТам, де ваша команда вже спілкується: заявки подають, а про зміни дізнаються, не відкриваючи ще одного застосунку.
- Ваші наявні інструментиЗалишаються, а не замінюються. Аналіз визначає, які з них ми під’єднуємо і який залишається головним джерелом для кожного типу даних.
Документообіг
Поширені питання
Маєте інше питання?
Напишіть нам — відповімо протягом 24–48 годин — або запишіться на 15-хвилинний дзвінок.
Для яких документів це найкорисніше?
Документам, що проходять через кількох людей і створюються часто, — договорам, рахункам, наказам, внутрішнім погодженням і клієнтським формам. Документу, який одна людина пише раз на рік, маршрут не потрібен.
Чи буде підписання електронним?
Це залежить від того, як ви підписуєте зараз. Маршрут доводить документ до підпису й фіксує, яку версію і коли підписали. Чи можна під’єднати сервіс підпису або реєстр, з’ясовуємо під час аналізу й підтверджуємо, що можливо, до початку розробки.
Де зберігаються версії?
Разом із документом. Кожна зміна фіксується в ньому разом з автором, тож актуальна версія однозначна, а попередні залишаються доступними.
Якщо зміняться ті, хто погоджує, чи доведеться перебудовувати маршрут?
Ні. Погоджувачі — це налаштування, а не переробка: маршрут відображає процес, а людей, призначених на нього, ви можете змінювати.
Наші документи конфіденційні. Як вони захищені?
Якщо цього потребує робота, ми підписуємо NDA ще до ознайомлення з будь-якими матеріалами. Усе, що зберігає система, зашифроване, резервно копіюється й залишається переносним — документи з їхньою історією можна експортувати повністю.
Коли через систему зможе пройти справжній документ?
Перший прототип — приблизно за тиждень; зазвичай це один повний маршрут, щоб перевірити справжній документ до побудови решти маршрутів. Орієнтовно робоча версія займає близько місяця.
Частина нашого процесу досі паперова. Це проблема?
Ні, але про це варто сказати під час першої розмови. Маршрут може починатися там, де закінчується паперовий етап: фізичний крок залишається й позначається виконаним, а решта життєвого циклу документа проходить у системі.
Кому належать документи й система?
Вам. Документи — це ваші дані, і їх можна експортувати повністю; вихідний код передається повністю, а репозиторій і облікові записи інфраструктури переходять до вас під час здачі.
Інші приклади того, що ми створюємо
Єдина база всіх клієнтів і угод, побудована навколо того, як ваша компанія вже продає та обслуговує клієнтів.
Внутрішні інструменти, створені під задачу, замість таблиць і чатів, на яких зараз тримається робота команди.
Єдиний облік складу, замовлень, активів і робочого часу замість окремої таблиці в кожному відділі.
Ключові показники, за якими ви керуєте бізнесом, збираються автоматично, а не зводяться вручну.
Ваші наявні інструменти пов’язані між собою, тож дані переходять між ними без ручного перенесення.
Внутрішні системи, автоматизація процесів, операційні платформи, інструменти управління чи новий програмний продукт. Опишіть задачу, і ми спроєктуємо потрібне їй програмне забезпечення.
Як почати
Опишіть задачу
Розкажіть своїми словами про проблему та процес навколо неї. Технічне завдання не потрібне.
Перший аналіз і початковий план
Ми без оплати розбираємо ваш процес і вимоги. Ви отримуєте схему процесу й початковий план програмного рішення.
Ціна вашого проєкту
Ціну визначаємо після аналізу й погоджуємо до початку розробки. Вона може змінитися, якщо зміняться вимоги або зросте обсяг, а оплата можлива поетапно.
Зв’язатися з нами
Розкажіть, яку задачу потрібно вирішити
Ми відповімо, розпитаємо про ваш поточний процес і запропонуємо, з чого почати. Якщо на цій сторінці немає відповіді на ваше питання, поставте його тут.
Відповідаємо протягом 24–48 годин, у порядку надходження запитів.
Або напишіть нам на hello@